Saiba como Funciona a Planilha PDCA – Gestão da Qualidade

Uma ferramenta completa e eficiente, o método do Ciclo PDCA é um dos mais conhecidos para ajudar na execução do planejamento estratégico de forma eficiente nas empresas.

A qualidade dos serviços oferecidos pelas empresas é, cada vez mais, um diferencial necessário para o sucesso e o destaque. Para isso, a eficácia dos processos se mostra como fator determinante no desenvolvimento do negócio.

Antes de construir um Ciclo PDCA, é importante saber que o CICLO PDCA tem como objetivo auxiliar a execução da estratégia. Portanto, a estratégia deve ser previamente desenvolvida, contando com uma equipe preparada e consciente.

Dessa forma, os objetivos da gestão poderão não somente sair do papel, mas como também ter seu processo de execução monitorado para que não se percam no caminho.

Assim, a utilização do ciclo no ambiente organizacional é um caminho possível para melhorar os resultados e alavancar o desempenho da empresa.

O Ciclo PDCA – ou Ciclo de Deming, como também é chamado – é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos por meio de um ciclo de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e, por fim, agir (act).

O objetivo deste ciclo é ajudar a entender não somente as origens de um problema, mas também as possíveis soluções, focando sempre na causa e não nas consequências.

Esse é um método que parte do princípio de que o planejamento não é algo absoluto, ou seja, que não ocorre uma única vez. Assim, ao longo do processo, pode ser que haja necessidade de mudar o planejamento. É exatamente aí que o Ciclo PDCA entra, com um controle contínuo que contribui para que cada fase se desenvolva da melhor forma possível.

Formação da Equipe

Formação da equipe de trabalho contém: Nome do grupo, data da criação do grupo, problema analisado e tipo do indicador.

Formação de equipe no ciclo pdca
Formação de equipe no ciclo pdca

Integrantes da Equipe

Na parte dos integrantes da equipe possui: Nome, área (de atuação, operacional ou administrativo), telefone, e-mail e observação.

Cadastro de dos integrantes da Equipe
Cadastro de dos integrantes da Equipe

Reuniões da Equipe

Reunião da equipe mostra a Data, hora, tema abordado, local (da reunião) e status (se foi realizada ou não).

Reuniões da Equipe do ciclo PDCA
Reuniões da Equipe do ciclo PDCA

As ferramentas do Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é dividido em quatro ferramentas, o que não significa que elas devam ser realizadas necessariamente de forma linear. Conheça-as abaixo:

Plan (planejamento)

Na fase do planejamento, serão estabelecidos os objetivos e as metas do ciclo. Para que tudo corra de forma eficiente, é essencial que o gestor saiba como realizar planejamentos de projetos, com conhecimento sobre os diversos modelos de planejamento existentes para selecionar aquele que seja mais adequado. Aqui, vale utilizar ferramentas como o Diagrama de Ishikawa, 5W2H ou aquela que melhor se adequar.

A ferramenta Plan é apresentada pelo: Causa (que levou ao problema), tipo da causa, peso (nota 0-10), mês de execução da meta, meta de gasto (valor estipulado) e possíveis causas.

Plan (Planejamento) no Ciclo PDCA
Plan (Planejamento) no Ciclo PDCA

Do (execução)

Depois de identificar devidamente todos os problemas e realizar esboços das metas que serão alcançadas, é hora de colocar tudo em prática. Se iniciativa for executada conforme o previsto, é hora de seguir para a próxima fase.

Na parte do Do (execução) temos: a Causa (do problema), ação (que vai realizar em relação à causa), responsável (por estar fazendo a ação), início da atividade, prazo (dias) e data de término da atividade.

Do (Execução) no Ciclo PDCA
Do (Execução) no Ciclo PDCA

Check (verificação)

Aproveite este momento para fazer um monitoramento sistemático da realização de cada atividade que foi definida no plano de ação para comparar o previsto com o realizado, identificando também eventuais falhas que possam ser sanadas no próximo ciclo.

Na ferramenta Check contém: Causa (do problema), plano de ação, início, fim (término real), status (concluído, em andamento, concluído com atraso), ação ocorreu como planejado (sim ou não), observações (caso não ocorrer como planejado).

Check (Verificação) do ciclo PDCA
Check (Verificação) do ciclo PDCA

ACT (ação)

Depois de finalizar a análise de dados, é preciso realizar os ajustes que sejam necessários para corrigir falhas e implantar melhorias imediatas, retomando o ciclo PDCA.

Na ferramenta ATC (ação) possui: Causa (do problema), mês de execução da meta, meta de gasto (valor estipulado), gasto real, relação (preenchida automaticamente), ação o ocorreu como planejado, observações (caso não ocorrer como planejado).

ACT (Ação) do Ciclo PDCA
ACT (Ação) do Ciclo PDCA

Relatório para impressão

No relatório para impressão, tem a opção de clicar em imprimir e automaticamente é criado um relatório em PDF. Nele mostra Planos de ação, causa, responsável, início e prazo da execução das tarefas.

Relatório de Impressão do ciclo PDCA
Relatório de Impressão do ciclo PDCA

Como funciona o Dashboard na Planilha PDCA – Gestão da Qualidade

No Dashboard mostra os seguintes dados sobre a empresa.

  • Causas concluídas;
  • Causas em andamento;
  • Valor gasto no projeto;
  • Nível crítico das causas (mostrado em porcentagem);
  • Gráfico representando o gasto real e a meta de gasto (valor estipulado).

Como na imagem a seguir:

Dashboard Ciclo PDCA
Dashboard Ciclo PDCA

Como editar a Planilha

Vale lembrar que as etapas do PDCA podem ser sempre melhoradas e adaptadas conforme as necessidades da empresa.

A planilha é totalmente editável, caso queira editar que é uma parte mais técnica, só clicar em configurações avançada, modo de edição e depois em atualizar Reymond.

Como editar a planilha
Como editar a planilha

Uma das maiores vantagens do Ciclo PDCA é a confiabilidade do método, que confere ainda mais eficiência na execução das atividades da empresa.

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Miguel Rodrigues