A ferramenta 5W2H é um conjunto de questões utilizado para compor planos de ação de maneira rápida e eficiente. Seu principal propósito é a definição de tarefas eficazes e seu acompanhamento, de maneira visual, ágil e simples.
A planilha 5W2H é uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada em qualquer empresa a fim de registrar de maneira organizada e planejada como serão efetuadas as ações, assim como por quem, quando, onde, por que, como e quanto irá custar para a empresa.
6 Dicas de como utilizar essa ferramenta
- Estabeleça metas antes da aplicação 5W2H. De fato, todo processo de mudança precisa ser estratégico em uma empresa. …
- Faça um diagnóstico da situação. …
- Use aplicativos ou sistemas de controle. …
- Estruture o plano de ação. …
- Acompanhe resultados. …
- Promova melhorias contínuas.
Com um estranho nome, mas com grande eficácia para criação de planos de ação, o 5W2H tem como objetivo permitir que as atividades e metas propostas para o crescimento, ou mudança, de uma organização possam ser efetivadas, por meio de perguntas ao gestor ou empreendedor.
A metodologia 5W2H é um instrumento bastante conhecido e utilizado no âmbito empresarial. Trata-se de uma ferramenta essencial para o sucesso de qualquer empresa ou negócio, pois auxilia gestores e administradores a aumentarem seus esforços em busca de objetivos organizacionais.
Qual significado da Sigla 5W2H
Basicamente, ela parte de um problema e realiza a análise sobre o seu enfrentamento a partir de sete perguntas – que é o que dá nome à metodologia. Os cinco “Ws” representam (em inglês): o que (what), por que (why), onde (where), quando (when) e quem (who). Já os dois “Hs” indicam: como (how) e quanto custa (how much). São elas os 5W:
- WHAT: o que será feito? – Aqui deve-se determinar a intenção do que se pretende realizar, ou seja, definir e descrever o que será feito de fato. Por exemplo: criação de um ambiente de descanso e leitura para colaboradores.
- WHY: por que será feito? – Trata-se da justificativa para o desenvolvimento do que foi proposto. Por exemplo: para proporcionar uma oportunidade de relaxamento e pausa para melhorar a qualidade de vida dos colaboradores e consequentemente enriquecendo suas entregas.
- WHERE: onde será feito? – Definição do local de realização. Este local pode ser físico ou até mesmo um departamento ou setor de uma empresa. Por exemplo: na sala 2 disponível no subsolo da empresa.
- WHEN: quando será feito? – O tempo de execução – cronograma e prazos para a execução.
- WHO: por quem será feito? – Deve-se definir quem ou qual área será responsável pela execução do que foi definido. Por mais que uma área seja a responsável, uma boa prática é escolher um líder, ou seja, alguém que será encarregado de gerenciar a execução do que foi proposto.
- HOW: como será feito? – Os métodos ou estratégias utilizadas para a condução do que foi estabelecido devem ser definidos para que o que foi idealizado seja executado da melhor forma.
- HOW MUCH: quanto custará? – Definição do custo e investimento necessário para a realização do que foi proposto.
A sigla 5W2H tem sido bastante utilizada no meio corporativo como um checklist que permite avaliar a viabilidade de uma ideia de produto ou de atividade que se pretende realizar.
5W2H é uma ferramenta de gestão inventada no Japão para facilitar o planejamento de qualquer atividade. Ela foi aplicada inicialmente em sistemas de gestão da qualidade e tinha como foco a facilitação do planejamento para o alcance de melhorias dentro das empresas.
Existem variações da ferramenta: o 5W1H e o 5W3H. O 5W1H é idêntico ao 5W2H, porém sem a pergunta How much? (quanto custará?). Essa variação se torna interessante em casos em que o custo do que foi definido é muito baixo ou irrelevante.
A ferramenta 5W2H é um checklist administrativo de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. Tem como função definir o que será feito, porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.
A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. Ou seja, a metodologia 5W2H é formada pelas respostas para essas sete perguntas essenciais de qualquer planejamento, seja de um projeto ou de uma área inteira.
Como fazer 5W2H na prática
Como você já deve ter percebido, esta é uma ferramenta extremamente útil e flexível. Com inúmeras possibilidades, você pode e deve usá-la para tornar mais palpável o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional.
Ou seja, traduzindo os objetivos e metas em planos de ações e iniciativas, ou mesmo para o dia a dia da empresa, utilizando a ferramenta para definir os responsáveis, datas e recursos para projetos e atividades menores. Nesse momento, ainda não são necessários softwares, equipamentos e nenhum outro grande investimento. Para começar a utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa você pode utilizar um quadro branco ou uma planilha eletrônica.
Ou, ainda, qualquer outro instrumento de sua preferência, pois tudo que você precisa é de um meio para colocar as sete colunas (5W e os 2H) e comunicar sua equipe sobre o que precisa ser feito.
Como fazer o 5W2H?
O uso do 5W2H pode ser resumido em 3 passos:
- Defina no que a metodologia será utilizada, por exemplo: projeto, processo, etc.
- Com o apoio de uma planilha modelo, software, aplicativo ou até mesmo de um formulário em papel, tenha em mãos a estrutura com as 7 perguntas do 5W2H;
- Reflita sobre o assunto e responda todas as perguntas de maneira concisa, objetiva e detalhada o suficiente para que cada resposta fique compreensível e clara.
Uma dica importante: procure sempre lembrar do objetivo final, ou seja, daquilo que você deseja alcançar usando o 5W2H enquanto estiver respondendo os questionamentos. Isso é importante para que a ação planejada atinja o seu propósito.
Uma abordagem interessante é passar o planejamento feito por meio da ferramenta para a revisão de uma outra pessoa, ou até mesmo construir o planejamento executando o questionário em grupo. Assim, as informações e expectativas ficarão alinhadas evitando a geração de dúvidas e vieses.
Exemplo de 5W2H
Dado o seguinte cenário: uma empresa enfrenta o problema de alta rotatividade de colaboradores. Neste caso, a empresa possui um processo de recrutamento e seleção definido, porém o indicador de rotatividade de colaboradores encontra-se muito acima do desejável.
Além disso, devido à grande maioria dos colaboradores não residirem na cidade onde a empresa está situada, o risco de perda de mão de obra qualificada é ainda mais alto. A seguir é apresentado o plano de ação com duas ações que poderão ser realizadas para sanar ou amenizar o problema enfrentado pela empresa.
5W2H ferramenta fundamental de Planejamento Estratégico e Orçamentário
Como dissemos no artigo, os planos de ações são fundamentais para colocar em prática os objetivos e metas estabelecidos no processo de Planejamento Estratégico e Orçamentário. Isso porque pode ser é um elo importante entre os gestores que não compreendem muito sobre Orçamento Empresarial e a área financeira da empresa.
Um coordenador de Marketing ou de TI, por exemplo, que não tem muita familiaridade com os números, pode iniciar seu planejamento com mais clareza por meio da matriz de 5W2H. E, depois, evoluir esse plano para o Orçamento do setor, com o auxílio do financeiro ou controller, claro.
Desenvolvemos uma planilha de Plano de Ação, na qual utilizamos três metodologias que podem ser bem úteis para o momento que sua empresa está, de evolução dos processos.
A primeira metodologia é a do 5W2H, que explicamos neste post, e as outras duas são do método RICE, que auxilia na hora de definir o que priorizar, e a Kanban, para acompanhar o andamento dessas ações. Essas três metodologias são fundamentais para o processo de Gestão Orçamentária.
Quando utilizar o 5W2H?
Devido a simplicidade e praticidade do 5W2H, ele pode ser aplicado nos mais diversos âmbitos, inclusive no dia a dia, para programar um passeio em família por exemplo. Ou seja, ele pode ser utilizado em qualquer atividade, pois seu principal objetivo é aprimorar o planejamento de alguma coisa. Porém, as atividades mais comuns nas quais a ferramenta é aplicada são:
- Criação de plano de ação: o 5W2H pode auxiliar na elaboração de plano de ação para resolver um problema ou atingir determinado objetivo ou meta. Um exemplo comum do uso de plano de ação com a ferramenta 5W2H é na tratativa de não conformidades. Após identificar a causa raiz de uma não conformidade, o 5W2H pode ser utilizado sozinho ou em conjunto com outras ferramentas para a elaboração de um plano de ação que seja efetivo para sanar a causa raiz do problema.
- Definição de um processo ou projeto: o uso do 5W2H pode funcionar como um guia para identificar e orientar a definição das atividades de um processo ou projeto. A ferramenta auxilia a definir quais são as atividades que o processo ou projeto deveriam ter, o porquê de cada uma das atividades precisar ser executada, onde e quando devem ser executadas, quem é o responsável pelas atividades e pelo processo ou projeto e como essas atividades devem ser executadas.
- Elaboração do planejamento estratégico: visto que o planejamento estratégico trata da definição de objetivos e estratégias da organização, o 5W2H pode ser empregado para planejar e guiar ações estratégicas dentro da empresa que possibilitem o aumento da competitividade da organização e o alcance das metas estabelecidas.
As perguntas que a ferramenta apresenta respondem pontos fundamentais da execução e ajudam a garantir que nenhuma etapa ou atividade seja esquecida ou deixada de lado. Entretanto, é importante ressaltar que toda atenção é necessária durante a execução da ferramenta, pois por se tratar de perguntas relativamente simples, enganos ou omissão de informações relevantes podem acontecer e, como consequência, os resultados esperados não serem alcançados.
Porque utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa
Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execução da ação, a Matriz 5W2H costuma ser utilizada em áreas de gestão diversas, como por exemplo: Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Gestão Orçamentária, Elaboração de Planos de Negócio, Elaboração do Planejamento Estratégico, etc.
Para uma empresa que busca crescer de forma saudável e acelerada, sem perder o controle das finanças, ou seja, por meio de um bom processo de Planejamento e Orçamento, a utilização da metodologia 5W2H auxilia a trazer praticidade e organização ao processo de tomada de decisão.
Aliás, temos um episódio do nosso podcast, o Controller Cast, onde falamos sobre o orçamento como ferramenta de gestão. É um conteúdo rico que vai ao encontro deste artigo, confira:
E pode acreditar, esta tão simples metodologia ajuda muito na execução e sobre tudo no controle das tarefas da sua empresa. Isso pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos, deixando de lado dúvidas e discussões em relação à execução dos planos e ganhando em seu lugar muito mais produtividade.
Isso porque tudo fica muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc. E o resultado, além da economia de que já falamos, é a criação de uma Cultura Organizacional de colaboração, gerando a sinergia que pode ser um importante diferencial estratégico para qualquer negócio.
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