O fluxo de caixa é ponto muito importante que as vezes fica desapercebido por alguns empreendedores ou empresários, sabendo disso, pode-se afirmar que o fluxo de caixa é algo primordial para a saúde financeira da empresa.
Segundo um estudo do SEBRAE-SP, a pesquisa mostrou que a taxa de mortalidade de empresas no Brasil é de 26,9% nos dois primeiros anos. Mas em alguns estados estes valores podem alterar, por exemplo, em Pernambuco esse número pode subir para 42%.
Muitos economistas relatam que não existam uma causa única para justificar o fechamento de uma empresa, independe do porte, mas sim um conjunto de fatores. Com isso, podemos observar que a falta de uma pesquisa sobre concorrência, fornecedores, localização, falta de elaborar um plano de negócios são erros muito comuns entre empreendedores que não conseguem se manter no mercado.
Especialistas também apontam como erros frequentes de gestão o descontrole de fluxo de caixa e o distanciamento da rotina das empresas. Portanto, é muito importante nos primeiros anos o empreendedor está presente na empresa e entender todos os seus processos.
Minha jornada empreendedora
Em 2018 montei uma loja de suplementos, como fazia academia desde adolescente, já tinha lido vários livros sobre musculação, suplementação, nutrição e atividades físicas de modo geral, criei a expectativa de abrir uma loja de suplementos.
No início foi tudo mil maravilhas, eu e meu sócio, arrumamos o local, pintamos a loja, estava localizada em um ponto bem movimentado na cidade onde morava, estávamos começando ali o nosso legado como Administradores.
Entretanto, naquela época eu trabalhava em uma outra empresa e na loja ao mesmo tempo. Consequentemente o tempo era muito escasso, muito trabalho, pois clientes ligavam o tempo todo para saber sobre determinados produtos e nem sempre poderia atender de uma maneira especial.
Além dos fornecedores, sempre mostravam várias promoções e as tendências de mercado, eu ficava dividido entre os dois trabalho. Logo não conseguia ter um bom rendimento em nenhum dos dois, pois é era muito difícil trabalhar em dois empregos e tentar ter uma vida social. Mas essa foi a minha experiência, fica minha dica para você, entretanto contigo pode ser diferente.
Foi tanta informação no início, fiquei perdido pois era uma realidade totalmente diferente do que estava acostumado quando trabalhava em uma grande empresa, são dinâmicas totalmente diferentes e estava tocando o meu negócio de uma forma desorganizada.
Estava com meu plano de contas todo bagunçado e para piorar o meu sócio não entendia muito bem sobre administração, por outro lado, o forte dele era a parte técnica sobre conteúdos de musculação e nutrição.
Quando coloquei o fluxo de caixa no meu empreendimento
Após observar a desordem da minha empresa, comecei a perceber que estávamos empreendendo por paixão pelo negócio, mas não estávamos trabalhando de uma forma organizada para que nosso negócio conseguisse passar da taxa de mortalidade dos primeiros anos.
Somente paixão não basta para uma empresa viver no mercado, é preciso sim, muita organização!
Sentei com meu sócio, discutimos vários aspectos, logo elaboramos um plano de contas para a nossa empresa, visando a organização do nosso negócio e o bom atendimento ao cliente. Consequentemente tivemos que implementar uma planilha de fluxo de caixa na empresa.
Mesmo o meu sócio não tendo conhecimentos na área da administração, ele não teve dificuldades em aprender a importância do fluxo de caixa e parte operacional de como preencher a planilha, na realidade eu falou que foi tudo bem tranquilo.
O melhor disso tudo foi entrar o mês sabendo de todas as mercadorias disponíveis no estoque, o plano de contas atualizado e de quanto precisaríamos vender para atingir o ponto de equilíbrio da empresa, fiz um artigo sobre a importância do ponto de equilíbrio, clique aqui para conferir.
Resultados após o fluxo de caixa
Depois de ter organizado o fluxo de caixa da empresa, parece que foi mágica, tudo mudou completamente. Com isso, a organização da empresa virou outra, até a comunicação entre os sócios melhorou, pois sabíamos dos nosso desafios diários e semanais para atingir o resultado que pretendíamos. tudo ficou mais fácil!
Conseguimos organizar todos os nossos processos e focar no que realmente importava para nossa empresa continuar existindo. mensurar os valores de entrada, as datas certinhas, controle de estoque, controle de prestação de serviços para os clientes.
portante pude perceber que para aquele pequeno negócio a planilha de fluxo de caixa encaixou de forma simétrica para a empresa, como resultado, o negócio começou a “rodar” de forma mais tranquila sem grandes preocupações.
O que é fluxo de caixa?
O conceito de fluxo de caixa se resume em movimentos de entradas e saídas financeiras durante determinado período. Pois este relatório tem que ser observado diariamente, portanto o empresário que quer ter sucesso no mundo dos negócios, tem que ter total controle sobre as informações do fluxo de caixa.
A figura mostra um relatório financeiro de entrada e saída de recursos dentro da empresa, pode-se perceber que este relatório pode ser feito em uma planilha de fluxo de caixa, para organizar os detalhes de uma operação do dia a dia. Portanto será apresentada cada parte deste relatório financeiro:
- O número do documento: corresponde ao número do processo e normalmente segue uma sequência cronológica de acontecimentos;
- Descrição: corresponde ao tipo do serviço ou produto;
- Data de VCTO (vencimento): corresponde a data que o cliente adquire o produto;
- Data PGTO (pagamento): corresponde a data do pagamento feito pelo cliente;
- Entrada: entrada de recursos financeiros;
- Saída: saída de recursos financeiros, todo dinheiro que sai da empresa no pagamento de contas ou outros tipos de saídas de recursos;
- Status: os status podem ser realizado quando a ação foi feita ou previsto quando a ação não aconteceu;
- Vencimento: aponta quando a transação está vencida ou quando está dentro do prazo;
- Conta: tipo de conta onde está sendo feita a transação;
- Grupo: grupo de plano de contas da empresa;
- Subgrupo: são derivações dos grupos para detalhar melhor o tipo de conta da empresa;
Assim, com esse relatório de fluxo de caixa financeiro, o empreendedor pode de forma organizada implementar um processo de geração de serviço ou de venda de um produto em relação a entrada de recursos.
Já com relação a saída de recursos esse relatório também se mostra eficiente para organizar as despesas e custos operacionais da empresa.
Plano de contas
O plano de contas mostra quais são as contas financeiras que a empresa se dispõe a pagar ou a receber. Ou seja, são contas de entrada e saída de recursos da empresa. A figura a seguir mostra os grupos do plano de contas e seus subgrupos, de forma mais clara.
O plano de contas da figura é dividido em vários grupos de entrada e saída de recursos. Em relação as entradas de recursos temos as receitas, que são receitas operacionais, receitas financeiras e outras receitas operacionais. Por outro lado, em questão das saídas de recursos temos os custos operacionais, despesas administrativas, despesas financeiras e outras despesas operacionais.
A planilha de fluxo de caixa mostra de forma bem clara alguns tipos de subgrupos que o empreendedor vai lidar com o funcionamento da empresa, o empresário tem que ter domínio de cada um destes termos, pois mensalmente ele vai lidar com cada um deles.
Grupos de entrada e saídas no plano de contas
Os grupos são pontos muito importantes, pois cada empresa vê isso de forma individual, portanto os grupos de uma padaria serão diferentes dos grupos de uma oficina mecânica, visto isso, pode-se observar os principais grupos que estão incluídos na figura sobre plano de contas.
Entradas de recursos
Como grupos de entradas temos as receitas operacionais que se vinculam à receita de vendas de produtos ou serviços, consequentemente essas são as receitas que geram mais entradas para o caixa da empresa.
Temos também as receitas financeiras que estão ligadas ao recebimento de rendimentos de aplicações financeiras, outro exemplo, pode ser juros de aplicações em renda fixa ou renda variável ou até mesmo descontos na compra de insumos com fornecedores. Portanto é muito importante saber onde aplicar os recursos da empresa.
Outras receitas operacionais são rendimentos obtidos em lucros de participação de lucros de outras empresas. Em suma, as opções de entrada de recursos são em menor quantidade do que as de saídas de recursos.
Saídas de recursos
Por outro lado, temos a saída de recursos da empresa, aqui exitem mais grupos e subgrupos para serem explorados. Portanto é de suma importância serem observados todos os meses. Como resultado fazer um checklist para estes grupos pode ser algo intuitivo para melhores acertos na administração da empresa.
Os Custos operacionais são todos os gastos que estão ligados a atividade fim da empresa, estes gastos são variáveis, pois consequentemente quanto mais a empresa produz os custos aumentam.
Por exemplo, em uma padaria, quanto mais a padaria vende pães, maior será o custo de matérias primas para a produção dos pães. Então, todos os ingredientes para fabricação dos pães estão incluídos nos custos, que podem ser massa para preparação dos pães, formas, fornos e etc. Portanto os custos são diretamente proporcionais as vendas.
No caso das despesas administrativas algumas podem ser consideradas fixas e variáveis, porém isso vai depender muito da situação, pois cada empresa trabalha de uma forma diferente.
Portanto o importante para o empreendedor saber é que existem despesas e todas elas têm que ser observadas de perto, pois certamente o não pagamento de algumas delas podem acarretar uma complicação futura.
Por exemplo como despesas administrativas pode-se citar o aluguel, a conta de energia elétrica (1), a conta de água (1), a conta de gás (1), a taxa de condomínio e outros.
(1) – pode ser fixa ou variável.
Acima de tudo, o empreendedor tem que entender o tipo de negócio da empresa para discriminar se a despesa é fixa ou variável.
Em relação as despesas financeiras, podemos abordar despesas bancarias e juros passivos de duplicatas. Em outras palavras, pagar uma duplicata atrasa gerando juros. Portanto um ponto de atenção é pagar as dividas dentro do prazo para evitar o pagamento de juros.
Agendamento do fluxo de caixa
Esta parte é mais voltada para prestadores de serviços, pois com o agendamento dos serviços existe a possibilidade de organizar melhor o seus processos, com isso delimitar tempo estimado para o atendimento e discriminar o cliente para melhor controle do processo.
Dessa forma podemos observar a figura a seguir que apresenta bem a forma de agendamento para prestação de serviços.
Definição dos termos da figura:
- Número do documento: corresponde ao número do processo e normalmente segue uma sequência cronológica de acontecimentos;
- Cliente: nome do cliente que solicitou o serviço;
- Descrição do serviço: qual é o tipo de serviço que será prestado para o cliente;
- Data de atendimento: data do atendimento do serviço;
- Hora início: início do serviço;
- Hora fim: término do serviço;
- Status: indica se o serviço está finalizado ou em andamento, caso a célula estiver em branco indica que o serviço está em andamento.
Com isso, podemos observar a grande importância que os agendamentos tem na organização do negócio da empresa, como resultado um melhor atendimento para o cliente, afinal como dizem os velhos sábios: “o melhor marketing é o de boca a boca”.
Dashboard de informações
E para analisar as informações de forma mais fácil é muito importante que a planilha de fluxo de caixa apresente um dashboard amigável, Ou seja, quando o empresário olhar a planilha conseguir identificar os resultados com extrema facilidade.
Portanto a figura a seguir apresenta um exemplo de dasboard para facilitar a vida do empresário, em consequência disso tomar decisões de forma mais rápida e assertiva.
Na imagem o dashboard mostra informações muito importantes para o empresário como:
- Resultado de lucro ou prejuízo de determinado período;
- Agendamentos do dia;
- Fluxo de caixa diário;
- Resultado de lucro ou prejuízo do mês atual;
- Entradas e saídas mensais;
- Custo da operação;
- Despesas da empresa;
- Previsões de entradas e saídas de caixa.
Informações como custo de operação e despesas administrativas tem que ser observadas de perto, pois minimizando essas contas o lucro pode ser aumentado.
Administrar uma empresa não é fácil, exige muita atenção, preparo e organização. Com isso, aproveitar das melhores ferramentas para atingir os melhores resultados é de suma importância no mundo dos negócios.
Descontrole do fluxo de caixa
Muitos empreendedores se perdem quando o assunto é administração. Portanto para organização da empresa deve-se adotar um sistema de controle, pode ser planilhas, caderneta ou até um software avançado de entradas e saídas financeiras da empresa.
Como eu comentei anteriormente, mas vou só reforçar o conteúdo, em empresas menores, uma simples planilha consegue resolver o problema, mas em empresas maiores podem optar por softwares mais elaborados para fazer este controle.
Além disso, é preciso ter o hábito de checar o relatório de fluxo de caixa, de preferência todos os dias e saber planejar o pagamento e recebimento dos recursos.
A importância do fluxo de caixa
Nós da educacao.adm.br, sabemos da importância de uma boa gestão financeira, em outras palavras o empreendedor é obrigado a entender de finanças ou pagar alguém para observar isso para ele, para que com isso conseguir que sua empresa prospere.
Nosso objetivo foi explicar os conceitos sobre fluxo de caixa da maneira mais simples possível com intuito de ajudar você no dia a dia.
Então, a nossa equipe preparou uma planilha de fluxo de caixa e operação para lhe ajudar, se quiser conhecer clique aqui.
Para orientar você, com dicas práticas preparamos também um vídeo com o nosso produtor Miguel Rodrigues.
No vídeo ele explica sobre fluxo de caixa, fluxo operacional, e sobre a planilha que pode te ajudar a organizar melhor seu negócio.
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