Fazer o controle de estoque pode ser a chave para aumentar o faturamento da sua empresa de uma maneira surpreendente.
Gestão e Controle de Estoque
Vou te mostrar neste artigo oportunidades únicas que diversas empresas fazem para organizar e controlar seus estoques, depois deste artigo, além de saber criar uma planilha em Excel, você terá uma visão macro da sua empresa e poderá até traçar estratégias para a logística do seu estoque.
Você sabe quantos produtos tem na sua prateleira, ou no seu armazém, no seu estoque de modo geral?
Pois esta é uma pergunta primordial para saber como anda a saúde da sua empresa e se você não se atenta com esses detalhes, sinto lhe dizer, mas sua empresa está correndo sérios riscos de “morte”.
Ficou assustado(a) com a palavra morte, pois é isso mesmo, cuidar do estoque é algo importante que toda empresa tem que fazer, seja através de um programa de MRP, ERP (como o SAP) ou até mesmo por meio de planilhas (uma boa opção).
Dependendo do tamanho da empresa não vale a pena habilitar um software caro para controlar o estoque, o seu custo pode ficar muito caro para empresa, dependendo do caso uma planilha de Excel pode resolver o problema.
Como funciona o controle de Estoque por Planilha
Como foi comentado no último parágrafo, dependendo do tamanho da empresa, uma planilha de controle de estoque pode ser suficiente.
Por isso, separei aqui uns tópicos importantes que não podem faltar na sua planilha, isso mesmo, nesse post vou comentar com detalhes o que é mais importante em sua planilha de controle de estoque.
Você pode configurar sua planilha com os campos que mais se adequam a sua empresa, mas há alguns pontos que não podem faltar em uma planilha de controle de estoques.
Confira o que não pode faltar na sua planilha:
- Cadastro de produtos, fornecedores e funcionários envolvidos nas operações de estoques;
- Lançamentos de entrada e saída de produtos;
- Inventário;
- Resultados com a situação atual do estoque, valores mensais e resultado detalhado de cada produto;
- Gráficos de analise rápida
- Relatório de impressão para gerar informações gerais sobre o estoque;
- Dashboard de informações para uma melhor tomada de decisões
Dados importantes como datas de entrada e datas de saída de mercadorias são de suma importância, não devem ser deixadas de lado.
Os motivos de cada atividade também tem que ser observados de perto, pois a partir dos mesmos é possível entender como funciona a rotatividade do estoque.
Entendeu tudo que foi comentado acima, se não, não se preocupe, nesse post vamos comentar todos os aspectos citados acima e você terá uma noção geral da importância e o valor de uma planilha de controle de estoques.
Cadastros
Nesta parte é importante dividir os cadastros em três partes a primeira é parte dos produtos, depois fornecedores e por fim os profissionais ligados às atividades do estoque.
Produtos
Aqui temos um exemplo ilustrativo com dados fictícios de uma forma de preencher a parte do cadastro de produtos, pois é de suma importância a organização dos produtos para uma melhor identificação dos mesmos.
O cadastro de produtos é dividido em seis etapas: primeiramente é cadastrado o código do produto, o mesmo pode variar e normalmente são só números.
A segunda etapa é cadastrada o nome do produto, pois o código e o produto são individuais, para cada produto se utiliza um código diferente.
A terceira etapa é o valor do estoque mínimo do produto, portanto nessa etapa é definida a quantidade mínima que aquele produto tem no estoque para fazer o próximo pedido do mesmo.
A quarta etapa está ligada ao estoque inicial que é a quantidade inicial que este produto entrou no estoque.
Quinta etapa está relacionada a data do cadastro, a data é muito importante pois a partir dela temos noção quanto tempo o produto fica em estoque.
E a sexta e não menos importante é o custo unitário do produto na entrada, então este valor está ligado ao estoque inicial, quanto custou cada produto na entrada do estoque inicial.
Fornecedores
Em relação ao cadastro dos fornecedores são os dados de contato, podem ser nome, e-mail, número de telefone e outros.
Esse contato com os fornecedores é muito importante, pois são eles que abastecem o seu estoque, então preencha de forma clara e objetiva esses contatos.
Profissionais envolvidos com Estoque
O cadastro dos profissionais envolvidos com estoque é similar ao dos fornecedores, nome, e-mail, telefone e outros.
É de suma importância ter todos os contatos de forma fácil e ágil para facilitar o fluxo de informação dentro da empresa! A comunicação empresarial tem que ser executada de forma clara e concisa.
Lançamentos
Uma parte que exige muita atenção são os lançamentos, pois a partir dos dados aqui inseridos na planilha é feita a gestão do estoque.
Existem dois tipos de lançamentos as entradas de produtos e as saídas de produtos, por isso a importância de preencher tudo correto.
Como pode ser observado pela imagem na parte de entrada alguns pontos devem ser observados como data de entrada do produto, qual produto está entrando no estoque, a nota fiscal do produto, quem é funcionário responsável por receber o produto, qual é o custo unitário do produto, qual a quantidade do produto entrou no estoque, quem é o fornecedor e o prazo de entrega do produto.
Já no caso dos lançamentos de saída do produto é algo menos burocrático, mas também exige um grande nível de atenção.
Em relação a saída de produtos temos a data de saída, o produto que saiu do estoque, a nota fiscal do produto, quem foi o responsável que deu a saída no produto e a quantidade de produtos que saíram.
Dessa forma inserindo tanto os dados de entrada e de saída do estoque o administrador(a) da empresa vai ter as informações necessárias para saber tomar as melhores decisões em relação a logística da empresa.
Inventário no controle de Estoques
O inventário tem que ser observado com muita atenção, o objetivo do inventário é fazer uma conferência se o valor do estoque inicial, mais o lançamentos de entrada, menos os lançamentos de saída estão apresentando o valor correto.
Então a planilha deve fornecer todos esses valores geradas pelas atividades de lançamentos e você vai conferir se está tudo certinho.
Na imagem abaixo vai ficar mais claro como é que funciona o inventário do estoque.
Perceba nessa tabela que todas as partes cinzas são preenchidas automaticamente por fórmulas que puxam informações da aba de cadastro e das abas de lançamentos.
Essa é a mágica do Excel, você pode utilizar informações de outras abas e mostrar de forma clara a soma de seus valores em outro local.
Na parte de estoque gerado ali é feito uma soma da quantidade cadastrada do produto pela quantidade lançada de entrada do mesmo produto, com esse resultado é feito uma subtração pela quantidade de saída. Com isso temos o estoque gerado do produto.
Na parte de estoque disponível você vai colocar o valor real do produto e conferir se é o mesmo valor do estoque geral, então você vai conferir o seu estoque e vê se está tudo correto.
Com base no valor real que foi feito o inventário são realizados novos cálculos do valor real do estoque, o valor gerado pelos cálculos da planilha, a diferença desses dois valores e o grau de precisão.
Se o grau de precisão estiver muito baixo, já é um ponto de atenção, pois pode ser que o gerenciamento de estoques não está sendo feito da maneira correta.
Resultados Consolidados
Os resultado do seu estoque tem que ser acompanhado de perto, a parte de análise da situação dos produtos, a situação geral ou até uma análise mais profunda dos produtos de forma individual.
Essas informações podem ser captadas da própria planilha a partir das outras abas, abas essas de cadastro e lançamentos. Sua planilha tem que se comunicar do início até o final.
Quando analisar o resultado o primeiro local que você deve observar é o status do produto, olhe como está o nível de estoque do produto.
Esse nível pode apresentar estoque baixo, estoque moderado e estoque confortável. Portanto se o produto apresentar estoque baixo, já sabe, ponto de atenção aí. É necessário abastecer o estoque!
A parte de resultados da planilha é uma aba que só apresenta valores, não se insere nenhum valor nessa parte da planilha, a mesma é totalmente analítica.
Gráficos e Relatório de Impressão
Juntando o útil ao agradável você pode inserir gráficos na sua planilha para mostrar de forma rápida como é o desempenho da sua área de estoques e pode imprimir relatórios com os valores apresentados nos resultados.
Relatórios para o seu chefe ou para organização da sua empresa, tudo é válido, afinal o objetivo é a organização do estoque. Então quanto mais formas de organizar o estoque melhor para empresa.
Quais informações devo colocar no Relatório
Para o seu relatório ter relevância é muito importante você inserir informações estratégicas do seu negócio.
Informações sobre a situação atual do seu negócio, a variedade de itens no Estoque, o número de itens em estoque, o valor total em estoque.
As análises mensais do seu estoque, valores de entrada e saída de cada mês, alguns negócios são sazonais, então em determinados meses terá um maior volume de estoque e em outros uma menor quantidade.
Outro ponto importante é o ranking ABC dos principais produtos do seu estoque. Não sabe o que é curva ABC, neste outro artigo eu explico o que é uma curva ABC e como colocar em prática no seu negócio, Clique aqui para conferir.
Um relatório simples, objetivo e direto ao ponto para mostrar as informações mais importantes da sua empresa ou da sua área de gestão de estoque.
Muita atenção, não se esqueça de configurar a página na planilha para que o relatório seja impresso da forma certa em uma folha A4.
Dashboard na planilha controle de estoque
Para fechar com a cereja do bolo, o Dashboard com todas as informações principais da sua empresa, isso vai variar muito da sua imaginação, pois essa parte engloba muita a parte criativa de quem está produzindo a planilha.
Falando de forma resumida um Dashboard tem que conter as principais informações da empresa dentro de um painel em uma página. Pareceu complicado?
Falando assim parece ser coisa de outro mundo, mas não é algo tão complicado assim, você terá que ajustar os gráficos, as informações que você deseja que apareça no painel e usando a criatividade definindo a estética do mesmo.
Olha esse painel que colocamos na planilha de Gestão de estoques
Esse Dashboard mostra as informações mais importantes do estoque:
- Quantidade de itens no estoque;
- Variedade de itens;
- Valor total no estoque;
- Valor total de entradas, valor total de saídas do estoque;
- Produtos abaixo do estoque mínimo;
- Analise mensal de entradas e saídas do estoque;
- TOP 5 produtos em relação ao curva ABC;
- Quantidade mensal de itens em estoque.
Com isso para o Administrador(a) do estoque ou da empresa, tem a seu dispor informações para facilitar a tomada de decisões, como por exemplo, onde investir, qual produto tem que ser reposto, qual produto não vende e por aí vai.
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Depoimentos
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Em caso de dúvida sobre a planilha Controle de estoque pode entrar em contato conosco:
Vídeo Explicativo de como a planilha Controle de estoque funciona:
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